سرقت کارکنان به هزینه های کسب و کار است. آماربازی می گوید:
- کارکنان هر سال 50 میلیارد دلار از کسب و کار ایالات متحده سرقت می کنند
- کسب و کار 7 درصد از درآمد سالانه را به دزدی یا کلاهبرداری از دست می دهند
- 75 درصد کارکنان حداقل یک بار از کارفرمای خود دزدیده اند
- 33٪ از ورشکستگی های تجاری ناشی از سرقت کارکنان است.
اکنون که این ارقام ترسناک را دیده اید، دلسرد نشوید. به عنوان یک صاحب کسب و کار، شما هنوز هم کنترل هر آنچه را که در کسب و کار شما در هر روز در حال انجام است، کنترل می کنید و می توانید کسب و کار خود را مدیریت کنید تا سرقت و اختلاس کارکنان به حداقل برسد.
شایع ترین انواع تظاهرات کارکنان: سرقت پول نقد، سرقت حقوق و دستمزد، سرقت کالا و سرقت اطلاعات. برای مثال کارکنان رستوران می توانند
دو مورد مهم برای حفظ امنیت کسب و کار شما:
- کارکنان که سرقت می کنند به احتمال زیاد کسانی هستند که بیشتر اعتماد دارند. هرگز تصور نکنید که حسابداری که با شرکت شما برای همیشه بوده است صادق است. از آنجا که این فرد دسترسی نامحدود به سوابق، پول نقد و اطلاعات شرکت دارد، می تواند به شرکت شما آسیب نرساند. (فکر کنید "ورشکستگی" اینجاست.)
- پدیده هکر در اینجا کار می کند. به محض اینکه یکی از حفره ها را در امنیت خود قرار دهید، دزد برای پیدا کردن دیگری کار خواهد کرد. شما همیشه تنها یک قدم جلوتر از یک دزد کارمند تعیین شده خواهید بود.
در اینجا چند راه برای محافظت از شرکت شما وجود دارد
# 1 - قانون حفاظت از اموال شما
دسترسی به کلید ها، داده های کامپیوتر، موجودی، منابع و کالا را محدود کنید.
ایجاد کلمات عبور و تغییر آنها اغلب. گرچه پول نقد ساده تر است، اما اگر شخصی بتواند به آن دسترسی پیدا کند، زیان به موجودی و کالا برای فروش می تواند بزرگ باشد.
سرقت هویت تجاری، به ویژه، نگرانی رو به رشد در میان کارفرمایان است.
# 2 - ایجاد روال نوشته شده - سپس آنها را دنبال کنید!
کارکنان شما باید بدانند که چه چیزی در شغل خود انتظار دارند.
شما می توانید فضای کارآیی ایجاد کنید که به شما کمک می کند تمام معاملات تجاری را ردیابی کنید. مثلا:
- شماره تمام اسناد و فرم ها را داشته باشید و از استفاده آنها پیگیری کنید.
- اطمینان حاصل کنید که اسناد مناسب برای اطمینان از اینکه شما در حال پرداخت قبض برای مقدار مناسب و به فرد مناسب هستید، اطمینان حاصل کنید.
# 3 - پیگیری موجودی
به یاد داشته باشید دو نوع موجودی وجود دارد. همه کارخانجات موجودی لوازم، از جمله لوازم اداری، و کسب و کار فروش محصولات موجودی محصولات و قطعات و مواد هستند.
موجودی خود را از منابع آگاه می شود (کارمندانی که اقلام کوچک را دریافت می کنند) آسیب پذیر است. در حالی که ممکن است به نظر نرسد که ارزش پیگیری آن است، سرقت اقلام کوچک می تواند به بالا برود. برای مثال، کارتریج های چاپگر بسیار گران هستند
موجودی محصول شما نیز باید ردیابی و شمارش شود (موجودی). به طور خاص، پیگیری بیشتر از اقلام با ارزش و دفع اسناد از تمام محصولات منسوخ، آسیب دیده و یا فروش کم فروشی.
# 4 - وظایف تقسیم کارکنان و نظارت
وظایفی که بیشترین نگرانی شما را بر عهده دارند، کسانی هستند که حسابداری شما را انجام می دهند و کالا را اداره می کنند. فرایندهای دو مرحلهای را ایجاد کنید و سپس مراحل را بین دو نفر تقسیم کنید.
به عنوان مثال، فردی که آشتی بانکی خود را انجام می دهد، نباید شخص پرداخت صورتحساب باشد. یا فردی که کالا را برای فروش خریداری می کند، نباید فردی باشد که تصمیم بگیرد که آیتم باید از بین برود یا چه کسی وارد یک آیتم شود.
# 5 - به صورت دوره ای بررسی اقدامات پیشگیری از سرقت
این اقدامات به اندازه کافی برای انجام این کار کافی نیست. شما و مدیران ارشد شما باید هر بار که بخواهید بررسی کنید. بررسی کنید که همه اقلام موجود در لیست نگرانی های شما مورد توجه قرار گرفته اند. اقدامات کلیدی را تنظیم کنید تا اطمینان حاصل کنید که لغزش در حد معقول است. برای مثال، در مقایسه با چند سال گذشته، میزان گردش مالی موجودی خود را به منظور نشان دادن گردش بیشتر از میانگین، نگاه کنید.
بله، تمام این ضمانت ها زمان گیر هستند و ممکن است هزینه باشند. اما آنها زمان کمتری را صرف می کنند و کمتر از خرابی پول برای سرقت و اختلاس کارکنان هزینه می کنند.