دستور کار اجلاس نمونه برای اولین جلسه هیئت مشاوره شما

این برنامه نشست نمونه نمونه ای از نشست شما را برگزار می کند

پس از پیدا کردن افرادی که در هیئت مشورتی خود خدمت می کنند ، ارسال نامه های دعوت نامه و انتخاب اعضای هیئت مدیره، زمان شروع برنامه ریزی جلسه اول هیئت مشورتی است. کلید به دست آوردن هیئت مشاوره خود را به شروع درست است شروع به عنوان شما به معنای رفتن.

شما قبلا فکر زیادی را در مورد آنچه که شما از داشتن یک هیئت مشورتی می خواهید کسب می کنید و از مشاوره و تخصص خود که اعضای هیئت مشاوره شما در جنبه های مختلف کسب و کار شما مانند مدیریت ، بازاریابی ، حسابداری ، کارکنان ، خدمات مشتری ، فن آوری و غیره

بنابراین شما می خواهید اطمینان حاصل کنید که درست در این جلسه اول شما اجازه اعضای هیات مشاوره خود را.

جلسه را در یک موضوع یا بحث بحث کنید

بنابراین، اولین جلسه شما، مانند همه جلسات هیئت مشورتی، باید در اطراف یک سوال یا مشکل برنامه ریزی شود. شما ممکن است ساده ترین مسئله را به عنوان هدف تعیین کنید . به عنوان مثال، "ما می خواهیم فروش خود را 25 درصد در سه ماهه بعدی افزایش دهیم. چگونه می توانیم این کار را انجام دهیم؟" یا شما ممکن است این موضوع را برای بحث بیشتر بگویید: "چگونه می توانیم هزینه های کسب و کار ما را کاهش دهیم ؟" یا "چگونه می توان افزایش بهره وری و یا چگونه می توان خدمات مشتری را بهبود بخشیم ؟"

مواد سابقه مربوطه را جمع آوری کنید

هنگامی که شما در مورد موضوع بحث تصمیم گرفتید، زمان جمع آوری مطالب است که اعضای هیئت مشاوره شما نیاز دارند.

از آنجا که این اولین جلسه هیئت مشورتی است، شما باید یک طرح کسب و کار و هر اسنادی دیگر مربوط به موضوع بحث، مانند نمودارها، نمودارها و برگه های اطلاعاتی که تصویر زمینه موضوع بحث را شرح می دهند، شامل کنید.

در صورت امکان، شما باید یک نسخه از این اسناد را به تمام اعضای هیئت مشاوره دو هفته پیش بفرستید همراه با یک کپی از دستور کار.

ایجاد برنامه ملاقات

در زیر نمونه ای از یک برنامه (با نظر برای اجرای جلسه به صورت موثر) است که می توانید از آن برای اولین جلسه هیئت مشورتی خود استفاده کنید.

توجه داشته باشید که هر یک از آیتم های دستور کار زمان بندی می شود ایجاد یک برنامه زمانی به جلسه شما و چسباندن به آن اطمینان حاصل می کند که جلسه شما در دست نیست و باعث تحریک بحث در موضوع می شود.

تنظیمات برای ضبط جلسات جلسات

شما همچنین خواهان تنظیم برخی از ضوابط برای ضبط دقیقه جلسه خواهید بود. سعی نکنید این کار را انجام دهید؛ شما باید بتوانید به طور کامل مشارکت داشته باشید و به خوبی گوش کنید و مشارکت کامل داشته باشید. یک کار تمام وقت است. اگر کسی کسی را نداشته باشید که بتواند به عنوان وزیر امور خارجه حضور داشته باشد، از مجوز اعضای هیئت مشورتی خود برای ثبت این جلسه درخواست کنید.

بسکتبال موجود است

داشتن آبنبات در دسترس ایده خوبی است. قهوه، چای، آب، آبمیوه و میان وعده های سالم مثل میوه یا کاهو یک لمس خوب است و همیشه در جلسات استقبال می شود. پس از اولین جلسه شما حسن ترجیحات شرکت کنندگان را برای نوشیدنی ها و تنقلات خواهید داشت و می توانید برای جلسه بعدی برنامه ریزی کنید.

آروم باش!

مهمتر از همه، در مورد ارائه خود نگران نباشید. شما در آنجا هستید تا بینش و امید خود را برای شرکت خود و به دنبال مشاوره به اشتراک بگذارید ، نه به کسی که با اثرات ارائه چند رسانه ای مواجه می شود.

هدف بلند مدت شما ایجاد رابطه کاری با اعتماد با اعضای هیئت مشورتی شما است، بنابراین به جای آن اطمینان حاصل شود که اعضای هیئت مشورتی شما احساس کنند که شنیده شده اند و به مدیریت شرکت شما کمک کرده اند - و منتظر جلسه بعدی هیئت مدیره.

من در این نشست هیئت مدیره هیئت مدیره نمونه به شما پیشنهاد دادم تا شما را از طریق جلسه جلسه راهنمایی کنم. به راحتی میتوانید این دستورالعمل را چاپ کنید و آنرا به نیازهایتان برسانید - میتوانید با انتخاب متن و استفاده از کپی / چسباندن (با استفاده از ویندوز، متن را با ماوس انتخاب کنید) را مستقیما به Word، Excel یا سند اداری مشابه کپی کنید ، و CTRL-C را برای کپی و CTRL-V بکشید).

نام شرکت شما - (پر کردن)

دستور جلسه

تاریخ - (پر کردن)

محل سکونت - (پر کردن)

شروع / پایان زمان	فعالیت
10:00 - 10:05 صبح	معرفی (فرض کنید اعضای هیئت مشورتی شما ملاقات نکرده اند، خودتان و تمام اعضای هیئت مدیره را معرفی کنید، طرح مختصری از تخصص خود را ارائه دهید.)
10:05 - 10:10 صبح	چرا یک هیئت مشورتی؟ (خلاصه ای از نحوه عملکرد هیئت مشورتی و مشارکت هایی که امیدواریم هیئت مشورتی به شرکت شما ارائه دهد را شامل می شود. شامل جزئیاتی نظیر چگونگی حضور هیئت مدیره).
10:10 - 10:20 صبح	سوالات (در صورتی که وجود داشته باشد، اگر وجود نداشته باشد، از اعضای هیئت مدیره خود بپرسید که چگونه هیات مشاوره را ببینند و چگونه امیدوارند که کمک کنند.)
موضوع بحث: (سوال / بیانیه مشکلی را در اینجا قرار دهید)
10:20 - 10:25 صبح	معرفی موضوع بحث (خلاصه ای از تاریخ موضوع و نحوه تاثیر آن در شرکت در حال حاضر؛ از ارائه نظرات و راه حل های خود در این مرحله خودداری کنید.)
10:25 - 11:35 صبح	بحث (شما می خواهید ایده ها را در این مرحله نگه دارید؛ در این مرحله ایده ها را رد یا رد نکنید. همچنین ایده ها / دیدگاه های خود را نیز در نظر بگیرید).
11:35 - 11:50 صبح	پیشنهادات / قطعنامه (ارزیابی ایده هایی که گروه شنیده و بهترین راه حل ها را انتخاب کرده است).
11:50 - 11:55 صبح	خلاصه (خلاصه موضوع، بحث، و نتایج برای گروه و به آنها بگویید که چه کاری انجام دهید.)
11:55 صبح	تعطیلات

تاریخ جلسه بعدی - (پر کردن)

اگر از این برنامه زمانی استفاده می کنید، این زمان خوبی است تا اعضای هیات مشاوره خود را به یک ناهار خوب ببرید (مخصوصا اگر میان وعده در جلسه حضور نیافتاده باشد). به یاد داشته باشید که جلسه تمام شده است و ناهار باید در درجه اول یک مناسبت اجتماعی باشد!

جلسات را کوتاه نگه دارید

هرگز نباید یک جلسه هیئت مشورتی که طولانیتر از دو ساعت طول می کشد باشد. دو ساعت طول می کشد تا اکثریت مردم به توجه خاص خود به کاری که در دست است، توجه کنند.

جلسات آینده را با بازبینی موضوعات قبلی بحث کنید

در جلسات آینده، شما باید از مرور آنچه که در مورد موضوعی که در آخرین جلسه مورد بحث قرار گرفته است، شروع کنید و نظرات اعضای هیئت مشاوره خود را درباره اقدامات شرکت خود دعوت کنید.

از آنجا که "ملاقات و سلام" از راه است، شما ممکن است بخواهید دو بحث بحث در جلسات بعدی هیئت مشورتی خود را داشته باشد. حتی اگر فکر می کنید که آنها به راحتی در فرمت دو ساعته قرار می گیرند، ممکن است حتی سه نفر داشته باشند. اما هرگز نباید بیش از سه نفر داشته باشید.