تعداد سالها در کانادا و ایالات متحده متفاوت است
پاسخ:
برای اهداف مالیاتی، باید درآمد مالیات بر درآمد خود و دیگر سوابق کسب و کار را برای شش سال نگه دارید در صورتی که اداره درآمد کانادا (CRA) تصمیم به بازبینی مالیات شما و / یا کسب و کار کوچک شما را بررسی کند. ( آیا نمی خواهید حسابرسی CRA از این 10 پرچم قرمز اجتناب شود؟ ) این شامل پرونده ها در قالب کاغذ یا الکترونیکی می باشد و باید شامل تمام اسناد حمایتی برای درآمد و ادعای هزینه های کسر شود.
برای بازپرداخت مالیاتی ایالات متحده، "ثبت سه سال پس از تاریخ بازپرداخت اصلی خود یا دو سال از تاریخ پرداخت مالیات آن، هر کدام که بعدا باشد، نگهداری کنید، اگر درخواست ادعای اعتبار یا بازپرداخت را پس از بازپرداخت خود ثبت کنید. پرونده های هفت ساله اگر ادعای خود را برای از دست دادن اوراق بهادار بی ارزش و یا کسر بدهی بد "(IRS) ارسال کنید.
بیشتر بدانید:
چه چیزی به عنوان درآمد کسب و کار در کانادا به حساب می آید؟
چه هزینه های تجاری را می توان کسر کرد؟
در واقع، اداره درآمد کانادا (CRA) اعلام کرده است: "اگر زمان بازگشت خود را ثبت کنید، سوابق خود را حداقل 6 سال پس از پایان سال مالیاتی که مربوط به آنها است را حفظ کنید" (تاکید اضافه شده است). با این حال، شش سال است که از پایان دوره که برای مالیات به ثبت رسید، بنابراین برای یک بازپرداخت مالیاتی در سال 2015 شما باید سوابق را تا 31 دسامبر سال 2021 (یک روز کمتر از هفت سال) نگه دارید. اکثر کسب و کار ها در طول هفت سال سوابق خود را حفظ می کنند تا از سردرگمی جلوگیری کنند.
اگر سوابق شما در فرم الکترونیکی باشند، آنها باید در فرمت قابل خواندن توسط CRA در دسترس باشند. برای اطلاعات بیشتر در مورد الزامات ثبت الکترونیکی، مراجعه کنید به رکورد الکترونیکی ثبت IC05-1R1 دایره المعارف CRA.
IRS می تواند سوابق حسابداری الکترونیکی را از محبوب ترین برنامه های نرم افزاری حسابداری پذیرفته و به منظور کاهش کاغذ چاپی و کاهش نیاز به درخواست پیگیری، درخواست آن را درخواست کند.
اگر من درخواست دادرسی مالیاتی کنم، چه؟
برای بازپرداخت مالیات کانادا، CRA همچنین هشدار می دهد که اگر شما یک اعتراض یا درخواست تجدید نظر مالیاتی را ارائه کرده اید، قبل از حل و فصل پرونده، پرونده های خود را حفظ کنید و تا زمان محدود شدن درخواست تجدید نظر به پایان رسیده است) سال مالی خاص بیش از شش سال).
همین امر در مورد تجدید نظر در قضاوت مالیات ایالات متحده نیز صدق می کند - تمام پرونده ها را تا زمانی که فرآیند درخواست تجدید نظر کامل شده باشد، حفظ کنید.
همچنین توجه داشته باشید که هنگام دعوی قضاوت مالیاتی علاوه بر نگه داشتن کپی تمام مکاتبات کاغذی، همچنین باید سوابق کتبی هر جلسه یا مکالمه تلفنی با مقامات مالیاتی، از جمله تاریخ، زمان و موضوع مکالمه داشته باشید. نگه داشتن سوابق کامل شانس خود را برای یک درخواست تجدید نظرانه افزایش می دهد.
آیا می توانم به قانون شش ساله منقضی شویم؟
اگر میخواهید سوابق کسب و کارتان را در کانادا بفروشید قبل از اینکه دوره حداقل دوره شش ساله به پایان برسد، باید از مدیر اداره خدمات مالیاتی خود دریافت کنید. فرم برای استفاده برای این T137، درخواست برای از بین بردن کتاب ها و رکوردها است. اداره درآمد کانادا ممکن است یا ممکن است به استثناء اعطا کند. اگر پرونده یا پرونده های الکترونیکی خود را قبل از شش سال بدون اجازه از CRA نابود کنید، ممکن است تحت تعقیب قرار بگیرید.
توجه داشته باشید که CRA همچنین ممکن است درخواست کند که بعضی یا همه سوابق برای یک دوره زمانی اضافی حفظ شود.
اگر کسب و کار خود را بسته کنم چه؟
اگر کسب و کار شما ثبت نشده باشد (مثلا یک شرکت خصوصی یا مشارکت )، باید سوابق خود را برای مدت شش سال از پایان سال مالیات گذشته حفظ کنید. یک کسب و کار متعهد باید دو سال پس از انحلال شرکت ثبت نام کند.
اگر پرونده های من از دست رفته، به سرقت رفته، یا از بین بردن (توسط آتش، سیل، و غیره) چه؟
اگر شما کسر را قبول کرده اید ولی نمی توانید اسناد حمایتی مناسب را در صورت درخواست توسط CRA یا IRS تهیه کنید، ممکن است ادعاهای شما ممنوع باشد. اگر پرونده ها توسط یک عمل خدا دزدیده شده یا نابود شده باشند، یا اگر بتوانید شواهدی از سرقت یا تخریب، مانند عکسهای آسیب، نسخههای پلیس یا گزارش آتش نشانی و غیره، ارائه دهید.
CRA / IRS ممکن است به ادعاهای شما بیشتر به نفع شما باشد. با این حال، هنگامی که ادعا می کنید کسر مالیات دهندگان اثبات بار مالی است .
مسئولیت شما این است که تمام اقدامات معقول را انجام دهید تا اطمینان حاصل کنید که کتاب / پرونده الکترونیکی / پرونده های شما محافظت می شود ، چه در محل کار خود نگهداری می شود و چه از سوی شخص ثالث (مانند حسابدار یا حسابدار). کپی پشتیبان باید ساخته شده باشد و در ذخیره سازی امن یا (برای اسناد الکترونیکی) در رسانه پشتیبان یا ذخیره سازی ابر نگهداری شود.
اگر نسخه پشتیبان تهیه نکنید، باید هر گونه تلاش برای بازسازی سوابق خود را با تماس با بانک ها، شرکت های کارت اعتباری، تامین کنندگان و غیره برای نسخه های سوابق خود انجام دهید. شما همچنین ممکن است از وکیل مالیاتی برای مذاکره با CRA یا IRS درخواست کمک بگیرید.
همچنین ببینید:
به حداکثر رساندن تخفیف مالیات بر درآمد کسب و کار شما
7 نکته برای نگهداری سوابق کسب و کار سازماندهی شده است