قبل از تهیه و توزیع فرم های W-2

by ژان موری

هر سال، کارفرمایان مجبورند گزارش کارکنانی را که مجموع وظایف و دستمزد خود را نشان می دهند، ارسال کنند، بنابراین کارمندان می توانند اطلاعات مربوط به درآمد حاصل از مالیات بر درآمد خود را شامل شوند. گزارش ها باید با اداره تامین اجتماعی نیز ثبت شود. این گزارش یک فرم W-2 است.

قبل از تهیه و ارسال فرم های W-2 به کارکنان و اداره تأمین اجتماعی، این مراحل را دنبال کنید تا مطمئن شوید همه چیز هموار می شود.

01 - اطمینان حاصل کنید که کارکنان به درستی طبقه بندی شده اند

گاهی اوقات مشکل است اگر کارمند یک کارمند یا پیمانکار مستقل باشد ، اما IRS الزام آور است که کارکنان به درستی طبقه بندی شوند و IRS می تواند جریمه ها و جریمه های شرکت هایی را که به درستی طبقه بندی کارکنان را نمی پذیرند، اعمال کند.

کارمند یک کارگر است که کار را در جهت کارفرما انجام می دهد. به طور کلی، هر کسی که خدماتی را برای یک سازمان انجام می دهد، یک کارمند است، اگر سازمان بتواند کنترل آنچه انجام می شود و چگونه انجام شود.

از سوی دیگر، یک پیمانکار مستقل یک فرد یا یک کسب و کار است که خدمات دیگری را برای فرد یا کسب و کار ارائه می دهد. پیمانکار مستقل یک نهاد تجارت آزاد است و به عنوان یک کارمند محسوب نمی شود. برخی از نمونه های مستقل پیمانکاران مشاوران، نمایندگان و یا کارگزاران هستند. کار پیمانکاران مستقل اغلب به صورت تصادفی یا ضروری برای کسب و کار است؛ برای مثال، یک سرویس تمیز کردن، پردازنده حقوق و دستمزد یا خدمات فناوری اطلاعات.

درباره طبقه بندی کارگران به عنوان کارکنان یا پیمانکاران مستقل اطلاعات بیشتری کسب کنید و با کمک وکیل استخدام مشورت کنید.

02 - بررسی تاریخ انتشار و توزیع برای سال جاری

دو مرحله در فرآیند W-2 دخیل هستند. اولین قدم، انتشار فرم های W-2 به کارکنان است. گام دوم این است که این فرمها را با اداره تامین اجتماعی تأمین کنید. (SSA)

مهلت برای هر دو توزیع به کارکنان و ثبت نام با SSA 31 ژانویه سال بعد است. این یک مهلت مقدماتی جدید برای پیشبرد پرونده SSA برای جلوگیری از تقلب مالیاتی است. اطلاعات بیشتر در مورد مهلت های W-2 و 1099 را بخوانید .

اطمینان حاصل کنید که اوائل ماه ژانویه فرم های خود را به شکل کارکنان ارائه می دهید تا زمان بررسی آنها برای جلوگیری از خطا وجود داشته باشد.

03 - بررسی فرم کارکنان W-4

کارفرمایان ملزم به داشتن فرم W-4 در پرونده برای همه کارمندان در همه زمان ها هستند. فرم W-4 حاوی اطلاعات لازم برای تعیین مبلغ مالیات بر درآمد فدرال کارمند، استفاده از وضعیت تاهل، تعداد وابستگان و سایر مبلغ اضافی است که باید پرداخت شود.

فرم W-4 باید در استخدام تکمیل شود و در هر زمانی کارمند بخواهد تغییر ایجاد کند. کارمند باید فرم W-4 را تغییر دهد اگر اطلاعات شخصی کارگر (از جمله وضعیت تاهل و تعداد وابستگان) تغییر کند یا اگر آدرس کارمند تغییر کند. کارکنان همچنین می توانند فرم W-4 را در هر زمان تغییر دهند تا میزان اخراج را تغییر دهد .

هر سال قبل از پایان سال، کارفرمایان باید از تمام کارکنان بخواهند فرم W-4 را بررسی کنند تا اطمینان حاصل شود که اطلاعات شخصی دقیق است.

اطمینان حاصل کنید که کارکنان اطلاعات دقیق و جاری در فرم W-4 به شما در تهیه و توزیع فرم های W-2 کمک خواهند کرد.

04 - جمع آوری اطلاعات حقوق و دستمزد برای فرم های W-2

اول، شما نیاز به برخی از اطلاعات اولیه در مورد شرکت خود را برای تمام فرم های W-2:

شناسه کارفرما شرکت شما
نام، آدرس و کد پستی کسب و کار
و شماره شناسایی مالیات شرکت شرکت شما

سپس، شما نیاز به جمع آوری اطلاعات در مورد هر یک از کارکنان، هر دو اطلاعات شخصی و اطلاعات حقوق و دستمزد:

نام و آدرس کارمند و شماره امنیت اجتماعی یا سایر شماره شناسایی مالیات
مقدار پرداخت شده به آن کارمند: کل حقوق و دستمزد، راهنمایی، و جبران خسارت دیگر
مقدار مالیات بر درآمد فدرال است
دستمزد تامین اجتماعی ( حداکثر مبلغ حداکثر سال مالی تأمین اجتماعی )
دستمزد و راهنمایی های Medicare و مالیات Medicare، شامل مالیات اضافی Medicare برای کارکنان با درآمد بالا.
نکات کارمند اختصاص یافته پرداخت می شود
مزایای مراقبت وابسته پرداخت می شود و سایر مزایای قابل پرداخت به کارمند
برای هر کشوری که کارمند کار می کرد، دستمزد و راهنمایی های دولتی پرداخت می شد و مالیات بر درآمد دولت محروم شد
دستمزد و نکات محلی پرداخت می شود و مالیات بر درآمد محلی پرداخت می شود.

05 - بررسی W-2 پردازش - چگونه W-2 ایجاد می شود؟

اگر شرکت شما برای پردازش حقوق و دستمزد جدید است یا اگر وضعیت حقوق و دستمزد شما به تازگی تغییر کرده است، ایده خوبی برای بررسی روند یافتن، تکمیل و توزیع گزارش های سال های گذشته به کارکنان است. شما می توانید فرم های W-2 را از فروشگاه عرضه دفتر، CPA خود، از نرم افزار مالیات یا حسابداری یا IRS دریافت کنید.

توجه: شما نمیتوانید فرمهای W-2 را از IRS یا جاهای دیگر در اینترنت دانلود کنید. کپی A از فرم W-2 در یک رنگ مشخصی از جوهر قرمز است و نمی تواند تکرار شود. شما باید فرم خاصی از IRS کپی A را با اداره تأمین اجتماعی تأیید کنید (این کپی است که شما در پایان ماه فوریه نگه دارید و با سوسیال سکیوریتی پرونده کنید).

در اینجا چند گزینه برای تهیه فرم های W-2 وجود دارد:

با استفاده از نرم افزار حسابداری اگر شما فقط چند کارمند دارید و از نرم افزار حسابداری استفاده می کنید، ممکن است بتوانید یک افزونه برای تهیه فرم های W-2 با استفاده از این نرم افزار خریداری کنید.
با استفاده از نرم افزار تهیه مالیات. اگر از یکی از برنامه های نرم افزاری آماده سازی مالی معمول استفاده می کنید، آنلاین یا در نسخه دسکتاپ، و نسخه تجاری این نرم افزار را خریداری کرده اید، بررسی کنید که آیا پردازش W-2 شامل شده است. شیرلی المبدل راهنمای مالی نرم افزار مقاله ای در مورد بررسی نرمافزار مالیاتی دارد
با استفاده از فرم های W-2 خریداری شده . شرکت های عرضه کننده عمده دفتر، فرم های W-2 قبل از چاپ شده برای استفاده با نرم افزار بر روی سی دی است که به شما اجازه می دهد اطلاعات خود را برای این فرم ها به صورت دستی وارد کنید و آنها را در چاپگر خود چاپ کنید.

هر کدام از روش هایی که برای تکمیل و چاپ فرم های W-2 استفاده می کنید، باید فرم های W-3 را نیز داشته باشند.

06 - تصمیم بگیرید چگونه فرم های W-2 را برای کارمندان توزیع کنید

هنگامی که فرم های W-2 ایجاد کرده اید، تصمیم بعدی شما این است که چگونه آنها را به کارکنان توزیع کنید. به یاد داشته باشید که مهلت برای توزیع فرم های W-2 به کارکنان، 31 ژانویه سال پس از سال مالیات است. برای مثال، کارفرمایانی که ملزم به توزیع 2016 مالیات سال W-2 بودند، تا 31 ژانویه 2017 برای توزیع آنها بود.

شما دو گزینه برای توزیع فرم های چاپی W-2 به کارکنان دارید: آنها را پست کنید و یا آنها را به کارمندان خود بفرستید. اگر یک کارمند فرم شخصی W-2 خود را به صورت شخصی انتخاب کند، ممکن است بخواهید علامت کارمند را که فرم را انتخاب کرده اید، داشته باشید تا سوالاتی در مورد این که آیا انجام شد، اجتناب کنید.

07 - بررسی خطاهای قبل از ارسال W-2 فرم به کارمندان

برای به حداقل رساندن مسائل و نیاز به دوباره ارسال فرم های W-2، فرم های W-2 برای خطاها را با استفاده از این چک لیست چک کنید. اشتباه رایج W-2 شامل استفاده از فرم سال اشتباه است، عدم ارائه اطلاعات، قرار دادن اطلاعات در جعبه اشتباه و عدم توقف پرداخت حقوق اجتماعی در حداکثر.

08 - رسیدگی به درخواست های کارکنان برای فرم های W-2 تکراری

کارکنان اغلب اشتباه و یا از دست دادن فرم W-2 و ممکن است به بخش حقوق و دستمزد شما درخواست کپی تکراری فرم W-2 خود را. قبل از توزیع فرم های W-2، در نظر بگیرید که چگونه با این درخواست ها مقابله خواهید کرد:

اگر فرم ها را بصورت داخلی چاپ کردید، می توانید فرم W-2 را دوباره چاپ کنید و آن را به کارمند ارسال یا آن را ایمیل کنید.
اگر فرم از طریق خدمات حقوق بازنشستگی خارجی تهیه شده باشد، ممکن است از هزینه چاپ مجدد و ارسال فرم به شما هزینه کند. ممکن است بخواهید کارمندان را برای اولین بار تکثیر کنید یا یک سال دیگر در یک سال (این اتفاق می افتد!).

هر آنچه که تصمیم می گیرید، ایده خوبی است که سیاست خود را در رابطه با اشکال تکراری به کارکنان ببنید. اتهام برای فرمهای تکراری ممکن است به شدت ظاهر شود، اما ممکن است تعداد اشکال از دست رفته شما را کاهش دهد.

09 - تهیه فرم های W-2 و W-3 با اداره تامین اجتماعی

پس از تصمیم گیری در مورد چگونگی تهیه فرم های W-2 و انتشار این فرم ها به کارکنان (تا 31 ژانویه سال پس از سال مالیاتی)، تصمیم بعدی شما این است که چگونه این پرونده ها را با اداره تامین اجتماعی (SSA) .

تمام فرم های W-2 باید با اداره تامین اجتماعی همراه با فرم ارسال W-3 ثبت شود . دو گزینه برای ارسال این فرمها:

شما می توانید به صورت آنلاین در بخش خدمات کسب و کار آنلاین وب سایت اجتماعی تأیید کنید. ابتدا باید ثبت نام کنید، سپس فرم های مناسب را به صورت آنلاین تکمیل کنید. اگر شما به صورت آنلاین با BSO کار می کنید، لازم نیست فرم های W-3 را وارد کنید.
شما همچنین می توانید فرم های W-2 کامل همراه با فرم W-3 را به اداره تامین اجتماعی ارسال کنید.

در اینجا اطلاعات بیشتر در مورد چگونگی تهیه فرم W-3 ارائه شده است .

10 - بررسی مقررات دولتی برای توزیع فرم های W-2

هنگامی که یک فرم W-2 را برای یک کارمند تکمیل می کنید، یک قسمت از آن فرم (کپی 1) تعیین می شود تا در کشوری که کارمند کار می کند، ارسال شود. اگر کارمند در بیش از یک ایالت کار می کند، شما باید یک نسخه از فرم W-2 را به هر کشوری ارسال کنید.

هر ایالت الزامات مختلفی برای ارسال فرم های W-2 و هر فرم ارسالی دارد. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد نیازهای دولت، با اداره مالیات دولتی یا اداره دولتی دولت تماس بگیرید.

تکمیلی: بسیاری از ایالت ها مطابق با آخرین مهلت 31 ژانویه زودتر برای ثبت W-2 ها با SSA مطابقت دارند.

بیشتر درباره مالیات بر درآمد دولت مطالعه کنید.