برنامه ریزی حسابرسی
بیمه گارانتی جبران کننده شما احتمالا فرایند ممیزی را به زودی پس از پایان دادن به خط مشی جبران خدمت خود، آغاز خواهد کرد.
ممکن است نامه ای از بیمه گر یا یک تماس تلفنی از شخصی که برای انجام ممیزی تعیین شده است، دریافت کنید. ممیزی اختصاصی شما باید زمانبندی حسابرسی را در زمان مناسب برای شما تنظیم کند. تاریخ باید به اندازه کافی در آینده باشد که زمان کافی برای جمع آوری اطلاعات مورد نیاز حسابرس داشته باشید. از حسابرس بخواهید خلاصه ای از اطلاعاتی را که او برای انجام ممیزی نیاز دارد را ارائه دهد.
توجه داشته باشید که ممیزی اختصاصی شما ممکن است یا ممکن است کارمند بیمه گر باشد. برخی از بیمه گران اداره بازرسی داخلی را که کارمند خودشان هستند، اداره می کنند. دیگران ممیزی را به یک شرکت حسابرسی مستقل اعطا می کنند. فرایند باید همان باشد که حسابرسی توسط یک کارمند بیمه گر یا یک پیمانکار انجام شود.
سوابق شما نیاز دارید
حسابرس برای دوره زمانی تحت پوشش سیاست های حسابرسی نیاز به اطلاعات مالی مختلف دارد. در اینجا نوعی از اطلاعاتی است که از شما خواسته شده است ارائه دهید:
- دفتر حسابداری
- فرم های مالیاتی، به ویژه فرم های 941 و 944، کارفرمایان مالیات بر درآمد فدرال (به ترتیب سه ماهه و سالانه)
- اسناد پرداخت پول نقد
- پرداخت برای خدمات ارائه شده توسط پیمانکاران مستقل. حسابرس باید تأیید کند که این کارگران کارکنان شما نیستند.
- پرداخت برای خدمات ارائه شده توسط قراردادی های قراردادی
- گواهی بیمه برای هر قراردادی که شما استخدام کرده اید
- W-2 و 1099 شکل
- شرح کار برای هر کارگر. اطمینان حاصل کنید که این وظایف کارگر را دقیقا توصیف می کند.
- شرح عملیات تجاری شما
- پرونده های حقوق و دستمزد برای دوره سیاست. حسابرس باید تمام منابع پرداختی که به هر کارگر (حقوق، پاداش و غیره) ارائه می شود، تأیید شود.
- محدودیت های حقوق و دستمزد قابل اعمال برای افسران اجرایی، شرکا، کارفرمایان و غیره که تحت پوشش این سیاست هستند
- برگه رتبه بندی تجربه شما
پس از جمع آوری اطلاعات لازم، باید آن را سازماندهی کنید. تمام پرونده های حقوق و دستمزد خود را (مانند فرم های W-2، سوابق پرداخت و سوابق کار اضافی) بگذارید تا اطلاعات به راحتی قابل دسترسی باشند. به همین ترتیب، همه اطلاعات مربوط به قراردادی های فرعی، از جمله مبلغ پرداخت و گواهینامه های بیمه، در یک مکان قرار دهید. تلاش های شما به اتمام خواهد رسید، و ممیزی سریع تر و سریع تر خواهد شد.
چه چیزی در حقوق و دستمزد جاری است؟
مزایای جبران کارگر شما با ضرب کردن میزان حقوق و دستمزد شما، و سپس تقسیم آن به 100 محاسبه می شود. NCCI و اکثر مقامات جبران خدمت دولت به عنوان حقوق و دستمزد به حقوق و دستمزد اشاره می کنند . این اصطلاحات اغلب به صورت تعویض استفاده می شوند. هر دو به معنای ارزش پولی خدماتی هستند که کارمندان شما برای سازمان شما ارائه می دهند.
هزینه هایی که در دستمزدها گنجانده می شوند، تا حدودی از دولت به دولت تغییر می کنند. با این حال، آنها به طور کلی عبارتند از:
- حقوق و دستمزد ناخالص، از جمله حقوق و دستمزدهای برگشت پذیر
- کمیسیون ها این شامل کل هزینه های دریافت شده توسط یک کارگر و هر گونه تساوی در برابر کمیسیون می شود.
- پاداش، از جمله برنامه پاداش سهام
- تعطیلات، تعطیلات و حقوق بیمار
- حقوق اضافه کار در مجموع تنها چند ایالت، پاداش شامل اضافه کاری، محاسبه شده در زمان واقعی است. به عنوان مثال فرض کنید که نرخ ساعتی طبیعی کارگر 20 دلار در هر ساعت است. اگر کارگر به مبلغ 600 دلار برای 20 ساعت اضافه کاری پرداخت شود، فقط 400 دلار از حقوق اضافه کار را شامل می شود.
- پرداخت های انجام شده توسط شما که در غیر این صورت از پرداخت کارکنان در صورت نیاز توسط قانون تامین اجتماعی، مدیکر یا طرح بازنشستگی اجتناب شود
- پرداخت به کارگران بر مبنای دیگر از زمان کار کرده است. نمونه هایی از قبیل تقسیم کار، اشتراک سود یا طرح های انگیزشی است.
- پرداخت یا کمک هزینه برای ابزار دستی یا ابزار قدرت دستی که کارگران برای انجام کار خود استفاده می کنند
- ارزش اجاره یک آپارتمان یا خانه برای یک کارمند. همچنین ارزش سایر اقامت و وعده های غذایی که توسط یک کارگر به عنوان بخشی از پرداخت او دریافت می شود
- پرداخت ها از پرداخت ناخالص کارگران برای بازنشستگی، کافه تریا، و یا برنامه های پس انداز کسر می شود
- حقوق و دستمزد برای کارکنان قراردادی های تحت پوشش بیمه نشده (نظرات زیر را ببینید)
چه چیزی از حقوق و دستمزد حذف شده است؟
تعدادی از هزینه ها وجود دارد که به طور معمول از زمانی که درآمد محاسبه شده برای بیمه جبران درجه بندی کارگران محاسبه می شود، حذف می شود. در حالی که اینها از نظر دولت متفاوت هستند، اغلب شامل موارد زیر می شوند:
- نکات و سایر مزایای دریافت شده توسط کارکنان
- پرداخت خسارت (به غیر از مدت زمان کار)
- تخفیف برای کالاهای خریداری شده از سوی کارفرما
- هزینه های تجاری بازپرداخت می شود
- برای وظیفه نظامی فعال باشید
- کمک هزینه های یکنواخت
طبقه بندی ها
یکی از وظایف اصلی حسابرس این است که اطمینان حاصل شود که کسب و کار بیمه شده به درستی طبقه بندی شده است. سیستم های طبقه بندی غرامت کارکنان طراحی شده اند تا کسب و کارها را طبقه بندی کنند، نه کارکنان فردی. حسابرس عملیات شرکت شما را بررسی خواهد کرد تا تعیین کند که آیا طبقه بندی اساسی موجود در سیاست شما صحت دارد یا خیر.
طبقه بندی اصلی طبقه بندی است که بهترین توصیف کلی کسب و کار شما را نشان می دهد. این اغلب همانند طبقه بندی حاکم است (طبقه بندی بیشترین حقوق و دستمزد را تعیین می کند). به عنوان مثال، فرض کنید که یک فروشگاه ماشین را اداره می کنید. بعضی از کارکنان شما با تراشیدن کار می کنند در حالیکه دیگران ماشین آلات مته و یا ماشین های پرس و جو را انجام می دهند. فعالیت های خاص انجام شده توسط کارکنان شما ممکن است از کارگر به کارگر متفاوت باشد. با این حال، همه آنها مطابق طبقه بندی اصلی شما، Machine Shop هستند.
برخی از کارکنان ممکن است کارهایی را انجام دهند که نیاز به طبقه بندی مجزا دارند. به عنوان مثال، فروشگاه ماشین شما یک کارمند روحانی را استخدام می کند که کار خود را در یک دفتر محصور از کارگران دیگر انجام می دهد. این کارمند به احتمال زیاد به عنوان طبقه کارگر اداری اداره می شود تا فروشگاه ماشین.
سیستم های طبقه بندی غرامت کارگران بسیار پیچیده هستند. حسابرس شما ممکن است کسب و کار شما را به شیوه ای که شما نمی فهمید و یا برای شما منطقی نیست، طبقه بندی کند. در این صورت از حسابرس برای توضیح بخواهید. اگر هنوز در مورد تغییرات اشتباه می کنید، از نماینده یا کارگزار خود برای کمک بخواهید.
ملاقات با حسابرس
برای انجام ممیزی، حسابرس باید با شما یا یک نماینده معتبر شرکت شما ملاقات کند. اگر این کار را به شخص دیگری واگذار کنید مطمئن باشید که او:
- کسب و کار شما را خوب می داند
- تمام مراحل عملیات شرکت شما را درک می کند
- می داند چه کارهایی توسط هر کارمند انجام می شود
- سیاست گارانتی کارگران شرکت شما را در بر می گیرد ، از جمله طبقه بندی هایی که در آن وجود دارد
- سوابق مالی شرکت شما، از جمله داده های حقوق و دستمزد را می داند، به طوری که می تواند به سوالات حسابرس پاسخ دهد
در صورت ملاقات با حسابرس، شما یا نماینده شما باید تعاونی باشد و به سوالات حسابرس و همچنین شما پاسخ دهد. اطلاعاتی را ارائه ندهید که درخواست نشده باشد.
همانند بسیاری از کسب و کارها، شرکت شما ممکن است یک شرکت حسابداری خارجی را برای انجام وظایف حسابداری و حقوق و دستمزد خود استخدام کند. آیا حسابرس شما باید با ممیزی از طرف شما ملاقات کند؟ جواب این است که هیچ حسابرس شما می تواند حسابرس سوابق مالی را که وی برای انجام حسابرسی نیاز دارد، ارائه دهد. با این وجود، حسابرس باید از محل شما برای انجام حسابرسی فیزیکی بازدید کند.
قراردادی ها
بسیاری از ایالت ها قوانینی دارند که مسئولیت پیمانکاران را بر عهده دارند که قراردادی های غیرقانونی را استخدام می کنند. این قوانین برای شما اعمال خواهد شد اگر کسب و کار شما به عنوان یک قراردادی عمل کند و کار را به دیگران متصل کند.
به عنوان مثال، فرض کنید که شرکت شما، ABC Construction، یک قراردادی متعلق به P & J Plumbing را استخدام می کند تا کار لوله گذاری را در یک ساختمان انجام دهد. یک کارمند P & J در محل کار زخمی می شود و تلاش می کند ادعای جبران خسارت را بپردازد. با این حال، P & J لباس گارانتی کارگران را خریداری نکرده است. در اکثر ایالت ها، کارکنان مجروح می توانند تحت مزایای سیاست های جبران خدمت خود به دنبال سود باشند.
بیمه گذاران طبق قانون ملزم به ارائه مزایای به کارکنان قراردادی های غیرقانونی می باشند. بنابراين، حسابرس شما اسناد مالیاتی خود را بررسی خواهد کرد و برای 1099 فرم برای قراردادی های فرعی صادر خواهد شد. او بررسی خواهد کرد که آیا شما از هر زیر قراردادی که استخدام کرده اید گواهینامه بیمه دریافت کرده اید. اگر هر قراردادی که شما استخدام کرده اید شواهدی از بیمه گارانتی گارانتی را ارائه ندهید، حسابرس به شما یک حق بیمه اضافی برای پوشش بیمه پیمانکار پرداخت خواهد کرد.
نرخی که برای یک متقاضی فرعی بیمه نشده است بستگی دارد به نوع کاری که قراردادی انجام داده است. برای مثال، اگر قراردادی قراردادی کار سقف کاری انجام دهد، نرخ استفاده از طبقه بندی بام قابل استفاده خواهد بود. نرخ به تمام یا بخشی از هزینه کار متعارف اعمال خواهد شد. اگر پولی که به قراردادی فرعی پرداخت می کنید فقط برای کار بود، کل هزینه (تقسیم بر 100) به عنوان مبنای حق بیمه استفاده می شود.
پیمانکار در مقابل قراردادی قرارداد
اگر کسب و کار شما یک پیمانکار نیست، آیا شما مسئول آسیب های کارکنان مستقل مستقل هستید؟ پاسخ به طور کلی نه. پیمانکار دارای یک کسب و کار است که مستقل از شماست. بنابراین، قراردادی مسئول تامین مزایای غرامت کارگران برای کارکنان مجروح شده خود است.
به عنوان مثال، فرض کنید که شما یک فروشگاه خرده فروشی دارید شما یک کفپوش افسانه ای، یک پیمانکار کفپوش، برای از بین بردن یک طبقه مشمع کف اتاق قدیمی در فروشگاه خود می گیرید و آن را با یک جای جدید جایگزین کنید. شما نتیجه ای که می خواهید (یک طبقه جدید) را افشا می کنید و Fabulous این کار را انجام می دهد. سرپرست افسانه کارگران کفپوش را نظارت می کند. سرپرست برنامه های کاری را تنظیم می کند و نحوه کار کارکنان را تعیین می کند. اگر کارمند Fabulous هنگام نصب کف جدید خود مجروح شود، Fabulous (نه شرکت شما) باید به کارگر مسئول باشد.
شرایطی وجود دارد که در آن یک شرکت میتواند مسئولیت آسیبهای کارکنان یک پیمانکار مستقل را به عهده بگیرد. بنابراین، شما باید اصرار داشته باشید که تمام پیمانکار مستقل شما استخدام کنید، شواهدی را نشان می دهد که آنها بیمه گارانتی را برای کارگران خریداری کرده اند.