مدیریت عالی خوب برای خط پایین شما مفید است
1. ایجاد مراحل اداری اداری و نگهداری آنها.
وظایف مرتب، اگر بخواهید سازمان یافته باقی بمانید و کارها را هموار کنید، به روال معمول نیاز است.
راه اندازی سیستم های اداری و سیستم های اداری را تنظیم کنید. به عنوان مثال، در صورت امکان، هر قطعه ای از کاغذ که به دفتر شما می آید باید یکبار به کار گرفته شود، بر روی آن عمل می شود و بر روی میز قرار نمی گیرد. به طور مشابه، ارتباطات دیجیتالی مانند ایمیل ها باید اولویت بندی شده و بر اساس آن بلافاصله، در صورت امکان، اعمال شوند یا برای اقدام در آینده مشخص شوند.
سیستم های اداری، از جمله رایانه های رومیزی، لپ تاپ ها، سرورهای فایل، پرینترهای چند منظوره و دستگاه های تلفن همراه، به هر دو روش اداری و اورژانس نیاز دارند. هنگامی که سقوط سیستم و یا یک قطعه تجهیزات مربوط به کامپیوتر نتواند انجام شود، هر کس در دفتر شما باید بداند چه کسی باید تماس بگیرد و چه کاری انجام ندهد (مانند تلاش برای حل مشکل خود). 3 مرحله برای حفاظت از اطلاعات کسب و کار بحرانی خود را یاد بگیرید.
2. تنظیم مسئولیت ها به وضوح مشخص شده.
مدیریت اداری خوب به افراد بستگی دارد که چه کسی مسئول چه چیزی است - این افراد هستند که مسئولیت انجام کار را انجام می دهند.
برای مثال، چه اتفاقی می افتد، اگر خرید برای کسب و کار کوچک شما توسط هر کس هر زمان انجام شد؟ آیا شما قادر به پیدا کردن کاغذ چاپگر هنگامی که شما به آن نیاز دارید؟ قرار دادن یک شخص مسئول نظم همه تجهیزات و لوازم حل مشکل را می دهد و چیزها را هموار می کند. آیا کارکنان هر شخص درخواستی را برای تأمین منابع ایمیل ارسال می کنند یا یک لیست دست نویس را در یک مکان قابل توجه که در آن مردم می توانند آنچه را که نیاز دارند اضافه کنند، ارسال کنند.
همانند سیستم های کامپیوتری است. شما باید یک نفر مسئول امنیت سیستم های رایانه خود و پیگیری چیزهایی مانند حساب ها، رمزهای عبور و نرم افزار باشد. استفاده از سیستم های مبتنی بر ابر برای برنامه های کاربردی اداری، نرم افزار حسابداری و ذخیره سازی داده ها یک راه حل ایده آل برای کسب و کارهای کوچک است، اما شما هنوز هم باید یک فرد مورد اعتماد برای انجام کارهای اداری مانند اضافه کردن / حذف کاربران، اختصاص مجوز ها و غیره داشته باشید.
3. سوابق را حفظ کنید و سوابق کسب و کار خود را به روز نگه دارید.
نگه داشتن سوابق به نظر می رسد به عنوان ساده ترین بخش از مدیریت دفتر خوب - تا زمانی که شما نیاز به نگه داشتن آن سوابق هر دو دسترس و به روز رسانی. اما اولین قاعده برای داشتن یک مدیر اداری خوب، به شما کمک می کند تا از این موضوع دست بردارید. سوابق به روز رسانی یک دفتر رسمی است. برای مثال، هنگامی که شما یک مشتری یا مشتری جدید دریافت می کنید، فقط لحظه ای برای وارد شدن به پایگاه داده مخاطبین خود می گذرد. پس از آنکه در تلفن خود با او صحبت کردید، فقط یک لحظه یا دوبار دیگر به رونویسی رسیده است.
(همچنین توجه داشته باشید که اکثر حوزه های قضایی دارای قوانین حریم خصوصی هستند که اطلاعات مربوط به مشتری را تنظیم می کنند.)
4. پیاده روی را از طریق دفتر خود بیرون بیاورید.
آیا دفتر شما یک نمونه از مدیریت فضا یا سوء مدیریت فضا است؟
هنگامی که شما از طریق اداره می شوید، آیا مجبور هستید در اطراف موانع دور بمانید یا خطر ابتلا به چیزی بیش از حد وجود داشته باشد؟
هنگامی که شما در یک میز می نشینید می توانید به راحتی در آنجا کار کنید؟ آیا همه چیز منطقا مرتب شده است، به طوری که چیزهایی که شما بیشتر از میز استفاده می کنید نزدیک به دست است؟
در حال حاضر بسیاری از چیزها در دفاتر در دسترس است، از چاپگرها از طریق کابینت های ثبت شده . برای مدیریت دفتر خوب، باید مطمئن شوید که همه چیز در دفتر برای حداکثر کارایی - و حداکثر ایمنی - تنظیم شده است. مبانی طراحی کوچک و یا دفتر خانه راهنمایی برای ایمن بودن نیازهای برق، نورپردازی و تهویه فضای اداری شما را فراهم می کند .
5. برنامه خسته کننده را برنامه ریزی کنید.
خیلی راحت است که چیزهایی را که دوست دارید انجام دهید را کنار بگذارید و اکثر افراد کسب و کار از کارهایی مانند ثبت نام ، ارسال و دریافت و یا حسابداری - حتی مدیران اداری لذت ببرید.
متاسفانه، دفتر، مانند یک آشپزخانه، بدون انجام کارهای خوب کار نمی کند.
اگر صاحب کسب و کار کوچکی هستید که در موقعیت ناتوانی قرار دادن کارهای خسته کننده یا ناخوشایند به شخص دیگری نیست، خودتان را مجبور کنید که هر هفته برای آن برنامه ریزی کنید. به عنوان مثال، یک صبح یا بعد از ظهر را ببندید و آن را به انجام تماس های سرد ، بازگشت به پرسش های ایمیل غیر مجاز، ارسال رسانه های اجتماعی ، گرفتن حساب و یا به روز رسانی سوابق.
6. نمایندگی و صدور مجوز
در دنیای کامل، هرکس تنها کاری را که او انجام داده و انجام داده است انجام خواهد داد. به عنوان جهان کامل نیست، در عوض بسیاری از مردم انجام می دهند چیزهایی که آنها زمان و یا استعداد برای انجام خوب ندارد.
اعطای و برون سپاری می تواند نه تنها مدیریت اداری کسب و کار شما را بهبود بخشد، بلکه شما را به تمرکز بر روی استعدادهای خود نیز ارتقا می دهد، در نتیجه بهبود خط پایین خود را. یک دستیار نیمه وقت یا مجازی ممکن است بتواند بسیاری از کارهای اداری یا اداری خود را اداره کند. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد نمایندگی، به تصمیم بگیرید تا نماینده شوید .
7. برنامه کاری را اولویت بندی کنید.
بسیاری از صاحبان کسب و کار کوچک روزهای خود را در حال بازی و واکنش نشان می دهند - و سپس تعجب می کنند که چرا آنها به نظر می رسد چرخش خود را چرخان. برنامه ریزی کسب و کار یک جزء مهم مدیریت اداری خوب است و نیاز به بخشی از مدیتیشن اداری معمول خود را دارد.
صاحبان موفق کسب و کار کوچک هر هفته برنامه ریزی کسب و کار را صرف می کنند و بسیاری از جلسات برنامه ریزی روزانه کسب و کار را به عنوان ابزار برای تنظیم هدف و رشد استفاده می کنند.
این راهنمای برنامه ریزی کسب و کار یک پرچم بزرگ برای به دست آوردن تلاش های برنامه ریزی کسب و کار شما در حال انجام است؛ آن را یک چارچوب برنامه ریزی کسب و کار برای کسب و کار کوچک خود را فراهم می کند و منابع را در همه چیز فراهم می کند از طریق نوشتن بیانیه چشم انداز از طریق قوانین برای تنظیم اهداف کسب و کار .
اگر کارکنان دارید، آنها را در برنامه ریزی کسب و کار بطور رسمی و غیررسمی وارد کنید.
شما تفاوت را دوست خواهید داشت
اجازه ندهید هرج و مرج با انجام کسب و کار مواجه شود. هنگامی که شما شروع به استفاده از این هفت اصل مدیریت خوب اداری می کنید، به تفاوت های شگفت انگیز در مدیریت اداری می پردازید - و چقدر کسب و کار بیشتری کسب می کنید.
همچنین ببینید:
چرا ابر رایانه ایده آل برای شرکت های کوچک است